Lors de mes précédentes expériences, j’ai rencontré beaucoup de professionnels qui devaient organiser un événement d’entreprise tel qu’un séminaire résidentiel, une conférence ou encore une soirée d’entreprise pour leur société. Malheureusement, bien souvent ils ne savaient pas comment faire et par où commencer !
Il est évident qu’organiser la convention annuelle de sa société pour 70 personnes demande du temps et surtout de l’organisation. Suite à ce constat, j’ai choisi d’écrire un article sur ce que je considère important de privilégier dans la planification d’un événement d’entreprise.
Suivez-moi dans ces étapes et vous verrez qu’avec un brin d’organisation et une poignée de conseils, gérer votre activité événementielle s’avère plus simple que prévu !
Comment organiser votre prochain séminaire en 9 étapes ?
étape 1 : Connaître les enjeux de la manifestation
Renseignez-vous dans un premier temps auprès de votre hiérarchie sur l’objectif de ce séminaire ou évènement d’entreprise : présentation du bilan annuel, mise en place d’une nouvelle organisation de travail, remercier ou récompenser des collaborateurs, fédérer et motiver…. Ces premières informations vous aideront à choisir un lieu adapté à l’enjeu de l’évènement professionnel.
étape 2 : Mettre en place un planning
Lorsque vous allez commencer votre recherche du lieu événementiel, on vous demandera toujours les dates de l’événement, la durée du séjour, le nombre de personnes qui seront invitées, les activités ou animations… Une multitude de questions qui permettront à votre contact de vous proposer les prestations (et prestataires) qui vous correspondent le mieux. Il est donc important pour l’organisateur de connaître en amont ces informations.
étape 3 : Sélectionner des lieux
Aujourd’hui de plus en plus de structures s’ouvrent à l’accueil et à l’organisation d’événements professionnels et séminaires. En cherchant sur internet, vous trouverez une large sélection de lieux pour vos réceptions : un château en Val de Loire, un hôtel et spa en Bretagne, un manoir en Normandie ou encore une ville en Provence.
Choisissez alors votre lieu en fonction de vos enjeux, de la capacité d’accueil et de vos besoins (accessibilité, distance de l’entreprise, transports en commun…).
étape 4 : Contacter les lieux
Votre sélection est effectuée, il vous reste maintenant à contacter les différents lieux afin de connaitre leur disponibilité et obtenir un devis. Expliquez à votre interlocuteur l’ensemble de votre projet, vos besoins en hébergements, en salles de réunion et en restauration.
Posez-lui toutes les questions pour connaître le matériel mis à disposition dans les salles, l’accessibilité depuis les transports en commun, les infrastructures… Si vous pouvez communiquer votre budget, faites-le ! Cela permettra au commercial de vous dire tout de suite si l’événement est réalisable ou non dans sa structure, vous gagnerez un temps précieux.
étape 5 : Repérer les lieux
Si vous voulez être sûr que votre lieu corresponde parfaitement à votre événement, organisez une visite de repérage. Vous pourrez vous rendre compte en réel des salles de réunion et de leur superficie, du restaurant, des chambres et du lieu dans sa globalité. De plus, vous rencontrerez votre contact et vous pourrez alors lui détailler vos attentes et besoins pour cette manifestation.
étape 6 : Envoyer les invitations
L’adresse de votre prochain séminaire est réservée, le planning défini, il vous reste maintenant à inviter vos collaborateurs. Pour cela, réalisez une invitation puis demandez une réponse de vos convives à une date précise, cela vous évitera des inscriptions de dernière minute. Ensuite gérez vos inscriptions au fur et à mesure des retours.
étape 7 : Préparer le programme
Avec l’équipe de pilotage, rédigez un planning de travail pour l’intégralité du séjour. En fonction du type de séminaire d’entreprise, vous pouvez être amené à organiser une activité de team-building ou d’incentive. Pour cela, soyez sûr de bien l’intégrer dans votre planning.
étape 8 : Coordonner
Le délai d’inscription est passé, le planning est calé il vous reste maintenant à coordonner votre événement avec votre hôte. Généralement celui-ci prendra contact avec vous pour connaître votre programme et diverses informations. Il vous communiquera également les menus afin de faire votre sélection pour les repas.
étape 9 : Prendre de l’avance
Si vous pouvez venir un jour avant l’arrivée des invités, faites-le. En arrivant un peu plus tôt vous pourrez vous assurer que tout est en ordre avec le lieu et faire un dernier point avec la personne en charge de l’organisation. Si cela est possible, vous pourrez commencer votre installation la veille du jour J, effectuer les premiers tests et faire une répétition du planning.
En un clin d’œil le jour J est arrivé, votre événement est prêt.
Accueillez vos collaborateurs et profitez du moment !